§ 1 Foreningens navn er Kvaglund Grundejerforening.
Grundejerforeningens geografiske område er det område, som er omfattet af Lokalplan nr. 399 for parcelhusområderne i Kvaglund.
Foreningen har hjemsted i Esbjerg Kommune.

§ 2 Alle ejere af grunde i det område, der er angivet i § 1, har ret og pligt til at være medlem af grundejerforeningen.
Ophører et medlem at være ejer af en af de omhandlede grunde, bortfalder retten til medlemskab og vedkommende udtræder af foreningen uden krav på refusion af kontingent eller på udbetaling af andel i foreningens formue.
Medlemskabspligten for en grundejer indtræder samtidig med erhvervelsen af grunden, uanset på hvilken måde denne finder sted.

§3 Grundejerforeningens formål er, i overensstemmelse med den tinglyste deklaration i ovennævnte Lokalplan 399, at varetage medlemmernes, eller evt. grupper af medlemmers, fælles interesser. Dette gælder også, hvor grundejerne har nabointeresser med hensyn til arealer uden for foreningens geografiske område.

Grundejerforeningen skal endvidere varetage drift og vedligeholdelse af fællesarealer og legeredskaber, dvs. opgaver, som er henlagt under foreningen i medfør af lovgivningen eller aftaler med Esbjerg Kommune. En væsentlig udvidelse af foreningens vedligeholdelsesforpligtelser over for kommunen skal godkendes af en efterfølgende ordinær eller ekstraordinær generalforsamling, før aftalen kan forpligte foreningen.

Med udgangspunkt i fælles interesser kan bestyrelsen tage initiativ til etablering eller fjernelse af anlæg, som skal placeres – hhv. er placeret – på fællesarealer inden for området.

Grundejerforeningen kan yde mindre økonomiske tilskud til godgørende formål eller til aktiviteter og anlæg, som i deres formål og omfang henvender sig til en bredere kreds inden for det område, som officielt er defineret som Kvaglund. På generalforsamlingen fastlægges for det kommende år en ramme for disse tilskud. Herefter har bestyrelsen beslutningskompetencen mht. ydelse af konkrete tilskud.

§ 4 Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.
Kun generalforsamlingen kan ændre eller ophæve foreningens vedtægter.
Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år inden udgangen af februar måned i lokaliteter i bekvem afstand for medlemmerne.
Bestyrelsen forelægger forslag til budget for regnskabsåret. Regnskabsåret følger kalenderåret. På grundlag af budgettet fastsætter generalforsamlingen årets kontingent.
Kontingentet skal være betalt senest 1. april i regnskabsåret. Der betales kontingent for hver parcel.
Generalforsamlingen kan fastsætte et rykkergebyr og fastlægge procedure for inkassoforretning til inddrivelse af restancer hos medlemmer.

§ 5 Indkaldelse til såvel ordinær som ekstraordinær generalforsamling skal være skriftlig og omdeles senest 8 dage, før generalforsamlingen afholdes. Dagen for omdeling (dag 1) og dagen for generalforsamlingens afholdelse medregnes i denne frist. Indkaldelsen skal indeholde meddelelse om, hvilke emner der behandles på generalforsamlingen.
Generalforsamlingen kan som udgangspunkt kun træffe afgørelser om emner, der fremgår af den dagsorden, medlemmerne har modtaget. Emner eller forslag, der er fremkommet efter udarbejdelsen og omdelingen af dagsordenen, kan dog behandles, såfremt der er flertal herfor.

Det reviderede regnskab for det forløbne regnskabsår skal ligeledes tilgå den enkelte husstand senest 8 dage før den ordinære generalforsamling.
Bestyrelsen indkalder til den årlige generalforsamling, som ledes af en dirigent, der vælges af forsamlingen. Dirigenten må ikke være bestyrelsesmedlem eller revisor i foreningen.

§ 6 Ekstraordinær generalforsamling afholdes, når bestyrelsen måtte skønne det formålstjenligt, eller når mindst 1/10 af foreningens stemmeberettigede medlemmer fremsætter ønske herom.
Det skal samtidig nærmere angives, hvilke emner der ønskes behandlet.
Bestyrelsen er forpligtiget til at afholde den ekstraordinære generalforsamling senest 5 uger efter anmodningen herom. Dagen for bestyrelsens modtagelse af anmodningen og dagen for generalforsamlingens afholdelse medregnes i denne frist.

§ 7 Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal indeholde:

• Valg af dirigent
• Bestyrelsens beretning for det forløbne år
• Forelæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse
• Forelæggelse af budget inkl. kontingent til godkendelse
• Forslag fra medlemmer
• Forslag fra bestyrelsen
• Valg af medlemmer og suppleanter til bestyrelsen
• Valg af 2 revisorer og 2 revisorsuppleanter
• Eventuelt

Forslag fra medlemmer, eller andet, som medlemmer ønsker behandlet på generalforsamlingen, skal tilstilles bestyrelsen i skriftlig form, senest 4 hverdage før generalforsamlingen.
Modtagne forslag offentliggøres på foreningens hjemmeside, senest 2 dage før generalforsamlingen.

§ 8 Alle almindeligt forekommende valg afgøres ved håndsoprækning og simpelt flertal. Hver husstand har 1 stemme, uanset hvor mange personer fra en konkret husstand der måtte være til stede. Dirigenten skal sikre, at afstemning ved håndsoprækning foregår korrekt.
Bestyrelsen kan forud for en generalforsamling eller i den aktuelle situation under en generalforsamling fastlægge, hvordan en afstemning skal foregå, fx skriftligt eller ved håndsoprækning. Kriterierne herfor kan fx være den pågældende sags betydning eller antallet af fremmødte.

Afstemningen skal dog være skriftlig, når mindst 10 medlemmer kræver det.

Medlemmerne kan lade sig repræsentere på generalforsamlinger ved fuldmagt. Ingen fuldmagtshaver kan repræsentere mere end 1 stemmeberettiget medlem. Det kræves ikke, at fuldmagtshaver er medlem af foreningen. Såfremt en fuldmagtshaver ikke er medlem, kan vedkommende alene stemme på vegne af et medlem. Hvis en fuldmagtshaver er medlem af foreningen, kan vedkommende stemme på egne vegne samt på et medlems vegne.
En fuldmagtshaver skal ved sit fremmøde aflevere en underskrevet dokumentation fra det medlem, han/hun repræsenterer, til foreningens formand. Når der er valgt dirigent, skal dokumentationen videregives til denne.

Til vedtægtsændringer fordres, at mindst halvdelen af medlemmerne er til stede og afgiver stemme, og at beslutningen tages med mindst 2/3 af de afgivne stemmer. Blanke stemmer regnes for ikke afgivne.
Er det foreskrevne antal medlemmer ikke tilstede, indkaldes inden 4 uger med mindst 8 dages varsel en ny generalforsamling, på hvilken der uden hensyn til de fremmødtes antal kan tages gyldig beslutning, såfremt mindst 2/3 af de tilstedeværende medlemmer stemmer for forslaget.
Enhver vedtægtsændring skal efterfølgende godkendes af Esbjerg Kommune, før den får endelig gyldighed.

§ 9 Forslag, som behandles, og forslag, som vedtages på generalforsamlingen, skal indføres i foreningens sagsregistrering og offentliggøres på grundejerforeningens hjemmeside.

Der udarbejdes referat af generalforsamlingens møde. Dette godkendes ved underskrift af formand, referent og dirigent. Herefter offentliggøres det på foreningens hjemmeside eller i foreningens medlemsblad.

Beslutninger, der træffes på en generalforsamling eller af bestyrelsen i overensstemmelse med vedtægterne, er gældende for medlemmerne, indtil de lovligt ændres i henhold til vedtægterne. Det forudsættes, at beslutningerne i øvrigt ikke er i strid med gældende dansk lov.
Eventuel indbringelse af trufne beslutninger for domstolene har ikke opsættende virkning. Medlemmerne er forpligtede til at efterleve beslutningerne, indtil endelig retsafgørelse foreligger.
Bestyrelsen kan udarbejde særlige retningslinjer som en uddybning af bestemmelser i vedtægterne, hvis den finder det nødvendigt for at skabe en bedre forståelse eller præcisering af en opgave.
En sådan uddybning af bestemmelserne i vedtægterne er at betragte som et tillæg til vedtægterne, og skal godkendes på en generalforsamling, før den kan få virkning.

§ 10 Bestyrelsen består af 7 medlemmer, der vælges på den ordinære generalforsamling. Hver “lund” vælger et medlem samt en suppleant.
Valget gælder for 2 år, således at repræsentanter for Fyrrelunden, Granlunden, Morbærlunden og Nøddelunden vælges i lige år. Repræsentanter for Hassellunden, Kastanielunden og Lindelunden vælges i ulige år.
Såfremt der ikke møder nogen fra en ”lund”, eller de fremmødte derfra ikke ønsker at modtage valg, kan en repræsentant og dennes suppleant findes ved valg blandt de øvrige fremmødte.
Genvalg kan finde sted.

§ 11 Bestyrelsen konstituerer sig umiddelbart efter den ordinære generalforsamling og fastsætter selv sin forretningsorden, udover hvad der måtte fremgå af foreningens vedtægter.
Beslutningsreferat fra et bestyrelsesmøde godkendes som første punkt på det efterfølgende bestyrelsesmøde.
Hvervet som bestyrelsesmedlem er ulønnet, men der kan ydes de enkelte bestyrelsesmedlemmer en mindre kompensation for dokumenterede udgifter, som er forbundet med varetagelsen af hvervet.
Bestyrelsen kan beslutte, at der skal ydes et honorar til hvervet som kasserer.
Bestyrelsen kan til løsning af specielle opgaver nedsætte arbejdsgrupper bestående af personer uden for bestyrelsen, forudsat at arbejdsgruppens formand er medlem af bestyrelsen. Arbejdsgruppen kan ikke tildeles beslutningskompetence.

§ 12 Bestyrelsen repræsenterer foreningen udadtil i enhver henseende såvel over for offentlige myndigheder som andre samarbejdspartnere.
Bestyrelsen råder over foreningens midler i overensstemmelse med gældende lovgivning, foreningens vedtægter og generalforsamlingens beslutninger.
Foreningen tegnes i alle anliggender af formanden sammen med 2 af de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen kan udpege personer blandt sine medlemmer til at repræsentere foreningen i fora, der beskæftiger sig med særlige opgaver for hele Kvaglund. En sådan repræsentant kan ikke indgå bindende aftaler.

§ 13 Bestyrelsesmøder afholdes, så ofte formanden finder det nødvendigt, eller når mindst 2 bestyrelsesmedlemmer forlanger det. Der afholdes som minimum 1 bestyrelsesmøde i hvert kvartal.
Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 4 medlemmer er til stede, heraf enten formanden eller næstformanden. Formanden – eller i hans fravær næstformanden – leder bestyrelsesmøderne. I tilfælde af stemmelighed er formandens stemme afgørende. I formandens fravær er næstformandens stemme afgørende.
Såfremt et bestyrelsesmedlem udtræder af foreningen, eller bliver ude af stand til at varetage sit hverv, skal bestyrelsen snarest muligt suppleres med den pågældendes suppleant.
Dersom formanden, næstformanden eller kassereren, efter ovenstående måtte udtræde af foreningen, skal bestyrelsen i sin egen kreds vælge den pågældendes afløser. Dersom ingen ønsker at modtage valg, skal bestyrelsen foranledige indkaldt ekstraordinær generalforsamling til valg af stedfortræder.

§ 14 Kassereren administrerer foreningens indtægter og udgifter. Udbetalinger skal attesteres af formanden, og anvises af kassereren.

Kassereren fører et regnskabssystem, som er godkendt af bestyrelsen.
Regnskabet, som opbevares elektronisk, skal sikres mod destruktion ved en form for sikkerhedskopiering, som gør rekonstruktion mulig.
Kassereren underskriver alle kvitteringer.
Likvid kapital skal fortrinsvis henstå i bank, sparekasse eller postgiro, men kan også efter bestyrelsens vurdering anbringes i obligationer.
Foreningens regnskabsår er kalenderåret. Det afsluttede regnskab afleveres til formanden inden 10. januar. Formanden sikrer, at regnskabet videresendes til foreningens revisorer inden den 20. januar. Det reviderede regnskab skal tilgå formanden senest 31. januar i en form, som kan trykkes og udsendes til medlemmerne som anført i § 5.

§ 15 Generalforsamlingen beslutter med godkendelsen af regnskabet, at et evt. overskud efter oplæg fra bestyrelsen fordeles mellem foreningens centrale kasse og torvekontiene i forhold til antallet af grundejere på de enkelte torve. Efter et regnskabsår med underskud, kan der ikke overføres midler til torvekasserne.
Indestående beløb på de enkelte konti tilhører hvert enkelt torv, og grundejerforeningen kan ikke disponere over disse beløb.
Lindelunden, Morbærlunden og Nøddelunden betragtes som et torv, der administreres af bestyrelsen.
Midlerne på torvekontiene er tiltænkt anlæggelse, anskaffelse og vedligeholdelse af torveinventar, efter følgende retningslinjer: Alle husstande på torvet skal spørges. Hver husstand har 1 stemme og der skal være almindeligt flertal for projektet. ”Ved ikke-stemmer” medtælles ikke.
Udgifter i forbindelse med jordarbejde, anskaffelse af legeredskaber eller andet inventar samt anlæg for fælles aktiviteter, herunder rydninger og beplantninger, kan dækkes fra kontoen.
Der skal, inden beløb frigives, redegøres for afholdte udgifter over for bestyrelsen, som sikrer at formålet er i overensstemmelse med ovenstående. Bilag i form af fakturaer, kvitteringer i form af Dags Dato-blanketter o. lign. skal være påført signering af lundens bestyrelsesrepræsentant samt mindst 2 af torvets husstande, ud over beløbsmodtageren. Afskrifter og fotokopier kan ikke godkendes.
Foreningen søger gennem en forsikringsordning at minimere foreningens erstatningsdækning over for forhold, hvor foreningen som lejer af torvearealerne kan gøres erstatningsansvarlig.

§ 16 Evt. opløsning af foreningen skal gennemføres efter de retningslinjer, som er anført for vedtægtsændringer i § 8.
Opløsning af foreningen kan ikke ske uden Esbjerg Kommunes godkendelse.
I tilfælde af foreningens opløsning skal foreningens nettoformue tilbagebetales til medlemmerne i lige andele.